Die Prüfung von Frachtrechnungen ist komplex. Gerade mittelständische Verlader und Start-ups verzichten oft auf systematische Prüfungen oder führen sie manuell durch. Dabei ist bei einer professionellen Frachtrechnungsprüfung das Potential an Zeit- und Kostenersparnis enorm, der Effizienzgewinn groß. Am besten eignet sich eine digitale Lösung.
Warum überhaupt Frachtrechnungsprüfung?
Die Prüfung eingehender Frachtrechnungen ist eine komplexe Angelegenheit, die mit viel zeitlichem und organisatorischem Aufwand verbunden ist. Sie bindet wertvolle Personalressourcen und weist eine hohe Anfälligkeit für Fehler auf. Gleichzeitig entgehen jedem Unternehmen, das seine Frachtdaten keiner Prüfung unterzieht, erhebliche Potentiale zur Einsparung an Zeit und Kosten. Hierdurch entsteht ein nicht zu unterschätzendes Risiko einer verpassten Unternehmensoptimierung sowie die Chance, die eigene Wettbewerbsposition zu verbessern.
Immerhin ist die Gefahr groß, dass Verlader – auch über einen längeren Zeitraum hinweg – zu hohe Frachtkosten bezahlen. Frachtabrechnungen setzen sich aus einer Vielzahl an nur schwer zu überblickenden Komponenten wie Mautsätzen und Treibstoffzuschlägen zusammen. Diese wiederum sind teilweise abhängig von Indizes, die unter anderem vom Ölmarkt und fluktuierenden Treibstoffpreisen beeinflusst werden und sich ständig ändern, manchmal sogar wöchentlich.
Selbst wenn Verlader das Potential zur Unternehmensoptimierung durch eine Frachtrechnungsprüfung erkannt haben, stehen sie dennoch vor einigen Herausforderungen. Insbesondere kleine und mittelständische Verlader sowie schnell wachsende Start-ups aus Industrie und Handel haben es schwer, die richtige Lösung zu finden. Dabei sind gerade für sie die Faktoren Kosteneinsparung und Personalressourcen besonders wichtig und entscheiden über Erfolg und Wachstum des Unternehmens.
Optionen richtig bewerten
Verlader stehen vor der Wahl, ob sie eine manuelle Prüfung vornehmen, externe Frachtenprüfer beauftragen oder eine digitale Lösung einsetzen wollen. Bei genauerem Hinsehen sind viele Ansätze aber entweder zu kostspielig, schwer umzusetzen oder nur kompliziert zu bedienen.
Führt man beispielsweise eine manuelle Frachtrechnungsprüfung durch, fällt auf, dass diese gleich mehrere Schwachpunkte hat. Sie ist besonders zeitaufwändig und nimmt dadurch personelle Ressourcen in Anspruch, die an anderer Stelle besser und gewinnbringender eingesetzt werden könnten. Zweitens sind händische Prüfungen besonders fehleranfällig. Bei der hohen Menge an Faktoren, die in Frachtrechnungen einfließen, können schnell Fehler bei der Prüfung und Erfassung (zum Beispiel in Excel-Tabellen) einzelner Kostenbestandteile gemacht werden. Zuletzt besteht ein weiterer Nachteil der händischen Prüfung in dem völlig verpassten Potential, die geprüften Rechnungen als Datenpool zu Analysezwecken zu nutzen, um Einsparpotentiale sinnvoll bestimmen sowie Trends bei zukünftig anfallenden Kosten ableiten zu können. Hierdurch gehen wichtige Erkenntnisse zur Festlegung der Strategie für den weiteren Frachteinkauf verloren.
Aber auch externe Prüfer überzeugen nicht immer. Zunächst kommen durch eine externe Prüfung erhebliche Kosten auf den Verlader zu, die durch die erzielten Einsparungen aufgrund von Reklamationen von Falschabrechnungen oftmals nicht amortisiert werden. Weiterhin werden diese Prüfungen auch oft noch manuell ausgeführt, was die dargestellten Potentiale zur Kostenund Zeitersparnis verspielt.
Digitale Frachtrechnungsprüfung als Königsweg
Im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen ist eine digitale Frachtrechnungsprüfung am vielversprechendsten. Nicht nur ist sie in den allermeisten Fällen kostengünstiger als eine externe Prüfung, mit einer Software können die Fehler einer händischen Prüfung fast vollständig vermieden werden. Fehlabrechnungen können dadurch besser und mit viel weniger Aufwand erkannt
und entsprechend reklamiert werden.
Dennoch ist Software nicht gleich Software und nicht jede auf dem Markt erhältliche Lösung mag für alle Unternehmen gleich attraktiv sein. Deswegen sind bei der Auswahl einige wichtige Faktoren zu berücksichtigen, angefangen beim Anbieter sowie dem Format der Lösung. Manche Software ist beispielsweise nicht auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen oder dynamischer Start-ups ausgerichtet. Umfassende Softwarelösungen sind vielfach zu komplex und nicht spezifisch genug. So wird „mit Kanonen auf Spatzen geschossen“. Neben der Kenntnis der Bedürfnisse eines Unternehmens sind darüber hinaus aber auch Erfahrungen im Bereich des Transport- und Logistiksektors unabdingbar.
Die Software sollte schnell zu implementieren und leicht zu erlernen sein. Nur wenn eine Lösung einfach zu bedienen ist, kann sie wirklich Zeit sparen. Workflow ist hier das Stichwort. Außerdem sind auch und gerade Business-Intelligence-Funktionen von enormem Vorteil, mit deren Hilfe Analysen und Reports erstellt werden können. Dadurch werden Daten nicht nur transparent gemacht, sondern können auch im Hinblick auf Benchmarks für den weiteren Frachteinkauf gewinnbringend genutzt werden. Mit einer gut eingestellten Software können Verlader also an vielen wertvollen Stellen gewinnen, die für ihr Wachstum und ihre Entwicklung entscheidend sind. Warum dieses Potential ungenutzt lassen, wenn sich das Thema Frachtkosten so einfach dauerhaft und ganzheitlich lösen lässt?
Paul Aschenbrenner ist Gründer und Geschäftsführer der loxxter GmbH, München.
ÜBER LOXXTER
Das Münchner Unternehmen ist Anbieter von Softwarelösungen rund um die Analyse und Optimierung von Frachtkosten. Die cloudbasierte loxxter-Software wurde auf Basis der langjährigen Erfahrung von Praktikern entwickelt und umfasst verschiedene Module. Loxxter unterstützt seine Kunden in allen Phasen, in denen diese mit der Software arbeiten. Als Partner von Expense Reduction Analysts beraten die Münchner auch in allen darüber hinaus gehenden Bereichen der Optimierung von Fracht- und Logistikkosten.